Accessデータベース作成

現在ほとんどの企業は販売管理や在庫管理のような基幹業務システムをご使用だと思います。
当店でも取り扱いしている自動車整備業システムのような、それぞれの業種に特化したシステム、あるいは汎用性の高い一般的に販売されているシステムなど様々なシステムが多くの企業で使用されています。
それらは機能的にも豊富で大変良くできたシステムなのでそれらを押しのけてオリジナルのオーダーメイドの管理システムやデータベースを作成しませんかという事は申しません。

しかも最近のパッケージされたシステムは大変良く設計されていてかゆいところにまで機能が行き届いているのは事実です。

しかしこのような事ありませんか？

業務としては重要ではないが、毎回同じ事を繰り返す処理があるので自動化したい。
基幹システム以外で対応できていない分をエクセルで管理しているがそれをデータベース化したい。
現在行っている事務処理を効率化したい。

当店ではスキマの事務処理を自動化して効率化を提案しています。

当店で作成して使用している販売管理システムのご紹介

簡単ですが当店で作成して使用している販売管理システムをご紹介しています。
当店は基本的には現金払いのお客様が大半ですが、掛売のお客様もおられます。
ですから両方の管理が出来るように設計しています。
見積書作成→納品書発行→請求書発行→入金処理と基本的な業務の流れとなります。それらのデータを蓄積する事で個々のお客様の作業履歴を管理する事が大きな目的です。

効率化のために以下の機能も作成しました。

見積り書を作成してそのデータをそのまま売上伝票に転用出来るようにする。
以前作成した売上データを転用出来るようにする。
売上入力で複数行一括入力出来るようにする。
いちいち確認画面を開く事なくスタート画面から重要な項目を確認出来るようにする。

スタートメニュー

システムを起動させた画面です。

※現在はこの画面の前にログイン画面を表示するようにしました。（セキュリティー対策）

スタート画面に表示されている項目のご説明

当店では半年ごとにサポート契約をして頂いているお客様がいます。そのお客様にサポート継続の案内を満期のひと月前にしているのですが、正直よく案内を忘れる事がありました。しかしスタート画面に表示するようになってからはそのような事はなくなりました。
見積り書を作成してから一週間経過したデータを表示するようにしました。お客様に見積書に対する結果を確認するためです。
売上後2週間経過したデータを表示するようにしています。作業完了からその後の様子を確認するためです。お客様に対して細かなケアを目的としています。この機能からハガキ宛名印刷が出来るようにしていますが、あまり使用していません。
本当に件数は少ないですが、集金にお伺いするお客様がいます。しかも毎月請求が発生するわけではないので表示する以前は毎回集金にお伺いする事を忘れていたので、こちらに集金予定表を表示するようにしました。

その他便利機能

代行購入したパソコンやプリンターの購入日から現在までの期間を簡単検索（故障した場合ほとんどのお客様は当店にお問い合わせがあります。販売店やメーカー保証期間内の機器は先にそちらを案内するためと買い替えのご提案時期の確認をするためです。）

売り上げメニュー

売上データを入力する画面です。
特徴は当店の入力内容はパソコンのトラブル内容も重要です。パソコンが起動しない等、症状が同じであっても作業内容はそれぞれ違う場合がほとんどです。さすがにそれらの作業内容を個々に記憶できませんので作業内容は細かく入力できるようにして蓄積し今後の作業に生かしています。
このような作業履歴データは期間指定や顧客ごとに抽出して確認することができます。

さらに複数行を一括入力できるセットメニュー入力機能もあり作業の効率化をしています。