【標準機能で簡単検索】改正電子帳簿保存法の義務化について！

こんにちは！　イマジネットPCサポートの橋崎です。

今回はいつものパソコンサポートとは内容が少し違いますが、あえて記事にします。理由は紙保存が認められていた宥恕（救済）規定が解除される来年から始まる改正電子帳簿保存法はパソコンの知識もある程度必要となります。勿論、当店にもIT機器の準備やシステム活用をどのようにしたらよいのかとお客様からご相談はあるので、電子帳簿保存法の概要は理解する必要があります。

皆さんを巻き込むつもりはありませんが、今回は概要を自分自身の復習のために記事にしたいと思いました。また、当店は専門家ではありません。しかしある意味、皆さんと同じ立場だと思うので、もしかすると専門家の方より、かみ砕いた内容になるので、逆にわかりやすいのかも知れませんね。

また、無料で活用できるパソコンの機能を使用した検索方法のご紹介もあるので、少々長くなっていますが是非最後までご覧下さい。

もし、任意項目（電子帳簿保存とスキャナ保存）は必要ないとお考えの方は目次「5.電子取引（義務化）超重要」まで移動して下さい。

税務関係の書類（仕訳帳・総勘定元帳・納品書・領収書等）は従来、紙で保存する事が原則でした。しかし今後は電子帳簿保存法の要件を満たす事でデジタル（電子）データとして保存できるようになります。

これにより、膨大な量のコピー用紙を使用する事や保管する必要がなくなり、様々な費用対効果（事務処理・紙・インク代の削減等）が期待できます。

しかし業務を遂行するルールを上手く構築できなければ、逆効果となり費用対効果が発揮できるとは限りません。

大企業から個人事業主まで規模に関わらず全ての事業者が対象です。

インボイス制度では免税業者が課税業者へ登録する事や課税業者であっても登録番号取得は任意でしたが、この電子帳簿保存は全ての事業者が対応する事を義務化しています。
※全ての内容に対して義務化されている訳ではありません。詳しくは事項でご説明しています。

関係ないと思わず、必ず行う必要があるので、準備しておきましょう。

電子帳簿保存法は大きく3分類にわかれています。

まず、最初に認識して頂きたい事は各分類により「任意」と「義務化」に分かれている点です。勿論、「任意」は行っても行わなくてもそれは事業者の自由です。「義務化」はその逆で必ず行う必要があります。

こちらの実施は現在任意となっています。

対象となる帳簿の代表的な書類は以下の通りです。（全ての書類を掲載している訳ではありません。）

パソコンやスマホのシステムまたはアプリで作成した仕訳帳・現金出納帳・売上帳・仕入帳・決算関係書類・納品書等

こちらの実施は現在任意となっています。

対象となる帳簿の代表的な書類は以下の通りです。（全ての書類を掲載している訳ではありません。）

紙で受け取った書類をスキャナで電子化して保存する。（納品書・請求書・契約書等）
郵送で受けとった請求書等が該当します。
また、自社で作成した契約書などの写しがあればその写しが対象です。

名称はスキャナ保存ですが、スマホやデジカメで撮影したデータも対象となります。

こちらの実施は現在義務化されています。

対象となる帳簿の代表的な書類は以下の通りです。（全ての書類を掲載している訳ではありません。）

電子化されたデータが全て対象･･･具体的には以下の通りです。

• 電子メールで受け取った請求書や領収書等･･･添付されているファイルまたは本文に請求金額の記載がある場合は本文も対象となります。
• ECサイトを利用した際にダウンロードできる請求書や領収書等･･･Amazonや楽天からダウンロードする領収書等
• クラウドを利用してダウンロードする請求書等･･･法人では最近クラウドサービスを利用して請求書等の書類をダウンロードする仕組みが主流となっております。

電子帳簿保存には各項目ごとに保存方法のルール（要件）があるので、それら要件を満たす必要があります。

要件①　税務署への事前届

税務署に対して電子帳簿等保存を行う事を一般帳簿の場合は届け出をする必要はありません。
※今回の要件は優良帳簿に対してではありません。優良帳簿の場合はお調べください。（ほとんどの事業所は一般帳簿だと思います。）

要件②　システム関連書類の備え付け

システムに関しては大きく分けて2通りあります。
それは自社用に開発したオーダーシステムと市販で販売されているシステムです。それぞれで備え付けする書類が違います。

• オーダーシステム･･･仕様書（基本的には開発した会社が所有していると思うので、お問い合わせください。）
• 市販されているシステム･･･操作マニュアル、最近はシステム自体ダウンロード販売が主流ですから、事業所に保管されている事はあまりありません。ネット等で操作方法が検索できたりメーカーサイトのマニュアルやオンラインヘルプはシステムからリンクされている事がほとんどなので、こちらは基本的には何か用意する必要はないのかなと思います。

要件③　事務手続規定の備え付け

事務手続規定とは手順、日程、担当部署等を記載した書類です。

こちらについては当店もどのように書いたらよいのか、詳しくはわかりません。こちらは国税庁がサンプルを公開しているので、こちらを自社用に変更して保存しておきましょう。
※作成する場合くれぐれも内容をご確認下さい。また作成にあたり要点の解説している記事や動画があるのでそちらも参考にして下さい。

サンプルのダウンロードはこちら（Word）→国税庁「参考資料（各種規定等のサンプル）」

「電子帳簿保存に関するもの」からリンクを選択するとWordのサンプルがダウンロードできます。

要件④　ディスプレイやプリンターの備え付け

これについては説明は不要でしょう。

国税局のホームページには性能に関しての記述は確認できませんので、現在お持ちのディスプレイ、カラープリンターで問題はないかと思います。尚、以下で説明しているスキャナ保存には詳細が記載されており、そちらを参考にして下さい。

要件④　税務署からのダウンロードの求めに応じる事

これはタイトルの通りで電子帳簿保存を行っている場合、税務署からデータの引き渡し（ダウンロード）を依頼された時にデータで渡す必要があります。

スキャナ保存に関しては要件が非常に多く内容も少々複雑になっております。

ここでは当店の独断で比較的クリアする事が容易な項目とクリアする事が容易ではなさそうな項目に分けてご説明しようと思います。

それでは先に前提のルールをご説明します。上記でも説明したようにスキャナ保存の対象となるのは紙で受け取った見積書や納品書、注文書などの取引関係書類が対象です。また、自社で作成した契約書などの写しがあればその写しが対象です。

スキャナ保存の要件ではさらに重要書類・一般書類と分けられています。重要・一般の分け方は次の通りです。

では先に要件クリアが比較的容易な項目を解説します。

次に要件クリアが比較的難しいのではないかと思う項目

実はここからがこの記事のメインとなるので見出しをひとつあげて個別でお届けします。

ここまで説明してきた「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」については任意ですから利用の有無は事業者が決定できます。しかしこの「電子取引」に関しては規模の大きさは関係なく全ての事業者が行う対象となるので（但し、100パーセント紙で取引している場合は対象外です。）対象者が非常に多くなると予測できます。

繰り返しになりますが、ここでは電子保存の対象となる取引や書類をご説明します。

• 電子メールに請求書や納品書が添付された場合その添付ファイル、またはメッセージ本文に請求金額や納品金額などが記載されている場合は本文も電子保存対象となります。
• Amazon・楽天など（ECサイト）で購入した仕入商品や備品を購入した場合の納品者や領収書など
• 取引先で使用しているクラウドサービスからダウンロードする請求書など
• 交通系ICカードの利用明細など
• その他

つまり電子データで受け取った書類は電子データで保存する事が原則となり、紙保存も原則禁止です。

要件①　税務署への事前届

事前の届け出は必要ありません。

要件②　データ改ざんを防ぐ処置

改ざんを防ぐ処置は次のいずれかに対応していれば良い。

• タイムスタンプを押す。･･･スキャナ保存と同じ内容です。
• 送付者からタイムスタンプを押した状態で受け取る。
• データの訂正や削除ができない、またはそれらの履歴が残るシステムを使用する。
• 事務処理規定を作成して運用する。

「タイムスタンプ」はシステム導入のコストが必要です。「送信者からタイムスタンプを押した状態で受け取る」は相手次第になるので現実味がなく不明な点が多いように感じます。「データの訂正や削除ができない、またはそれらの履歴が残るシステムを使用する」これもシステム導入コストが必要です。

いずれかであれば上記でもっとも対応しやすくハードルが低いのが「事務処理規定」を作成する事だと思います。こちらも電子帳簿保存、スキャナ保存と同じく国税庁にサンプルが用意されているので参考にしましょう。国税庁「参考資料（各種規定等のサンプル）」個人事業主と法人にわかれているのでご注意下さい。
※作成する場合くれぐれも内容をご確認下さい。また作成にあたり要点の解説している記事や動画があるのでそちらも参考にして下さい。

要件③　ディスプレイやプリンターの備え付け

スキャナ保存や電子帳簿保存の要件を参考にして下さい。

要件④　システム関連書類の備え付

電子帳簿等保存を参考にして下さい。

要件⑤　税務署からのダウンロードの求めに応じる

応じる事で要件を満たします。

要件⑥　検索機能の確保

保存した電子データを以下の方法で検索できるようにする事。具体的な方法は次の章で詳しく解説します。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先

また、日付と取引金額の範囲指定で検索できる。さらに2つ以上の組み合わせ（取引年月日と取引先）で検索できるようにすれば「税務署からのダウンロードの求めに応じる」必要はなくなります。

この章では電子取引のデータ保存方法や検索について解説します。

原則として電子データは送られてきたファイル種類の状態で保存する。

つまり「PDFファイル」で送られてきたのであれば「PDFファイル」の状態で保存する事です。

データ保存先についてはパソコン内、外部ストレージ（NAS・外付けHDDやフラッシュメモリなど）また、クラウドも認められています。

但し、データのバックアップは必ず行って下さい。（バックアップは自動化がお勧めです。）

保存データ検索については要件でもご説明しましたが、ここでは具体的に以下の5点についてはご説明します。

• ① 専用システムの導入
• ② Windowsエクスプローラー検索を使用する。
• ③ Excelに索引を作成して検索する。
• ④ 当店のようにAccessで検索機能を作成する。

① 専用システムの導入

メーカーの限定が出来ませんので説明は省きます。

② Windowsエクスプローラー検索を使用する。

導入のコストは必要ありません。どのパソコンにもこの機能は装備されています。

まず最初にデータ保存先となるフォルダをパソコン内に作成します。

階層の一番上部は「2024年度」と年度を名前にしたフォルダを作成します。ここではパソコンのディスクトップに作成します。

その下の階層に書類の区分名のフォルダを作成します。ここでは「請求書」とします。区分が増えればこの場所に「納品書」フォルダや「領収書」フォルダを追加します。

更にその下の階層に取引先名のフォルダを作成します。今回は「アマゾン」とします。

階層はこの通りです。

C:\Users\パソコンのユーザー名\Desktop\2024年度\請求書\アマゾン

また、取引先が多い場合は区分名の下に「あ」行のフォルダ「か」行のフォルダ「さ」行のフォルダ･･･と作成して「アマゾン」であれば「あ」行なので「あ」フォルダ内に作成すると取引先が見つけやすくなります。

C:\Users\パソコンのユーザー名\Desktop\2024年度\請求書\あ\アマゾン

勿論、年度が変われば新たに「2025年度」と内容も新規に作成します。保存先については以上です。

では、次に検索しやすいように名前の変更を行いファイル名を付けましょう。

要件でもご説明したように「取引年月日」「取引額」「取引先」で検索できるようにしなければいけません。したがってこのように名前を付けるルールを決めておきましょう。

例えば2024年1月20日にアマゾンから商品を3300円で購入したPDFファイルの請求書をダウンロードしたとしますね。

20240120_アマゾン_3300（取引日付アンダーバー取引先アンダーバー取引金額）

このように検索キーをアンダーバーで区切り名前に付ける事が必要です。

ではこのPDFファイルを先ほど作成した「アマゾン」フォルダに保存します。

この「アマゾン」フォルダを利用して検索してみましょう。操作は簡単です。矢印に「アマゾンの検索」と書かれたテキストボックスがありますね。

テキストボックスに取引日付の「20240120」と入力してEnterキーを選択すると検索キーが黄色で網掛けされた検索結果が表示されました。

では、次に2通りの検索キーを使って検索してみましょう。操作は簡単なので挑戦して下さい。結果が分かりやすいようにファイルを1つ増やしました。（日付を変更したファイルを追加）

検索テキストボックスに今度は「20230130　3300」と日付と金額の間に「半角スペース」を入れてEnterキーを選択すると検索結果には日付と金額で検索されたファイルが表示されています。

どうですか？

結構使えると思いませんか、但し、金額や日付の範囲指定は出来そうにはありません。

③ Excelに索引を作成して検索する

この方法は様々な記事や動画で解説されていましたが、索引部と実際のデータが別々で保存されている事と、索引部の作成が少々手間がかかりそうです。

しかし、日付や金額の範囲指定はオートフィルなどを活用すれば可能です。Excelの基礎スキルは必要でしょう。申し訳ありませんが、方法はお調べ下さい。

④ 当店のようにAccessで検索機能を作成する。

実は当店では2年前にお客様からお問い合わせ受けてAccessを使用した検索システムを作成していました。これを使用すると様々な方法で簡単に検索できる事が可能です。

こちらが検索画面となり、現在は以下の条件で検索可能です。

• 取引日付（範囲指定可）
• 取引金額（範囲指定可）
• 取引先指定
• 取引種別（請求書・領収書など）

また日付と金額など2通りの検索も可能です。

検索結果から詳細が確認でき、PDFファイル等の埋め込みや閲覧も可能です。

但し、このシステムは一度延期になり使用されていませんから、再度動作確認は必要です。

2024年から本格的に実施される改正電子帳簿保存法には以下の内容を税務署長が認めると救済処置が受けれます。

• 要件を満たして電子データ保存ができなかった事が、相当な理由があると認めた場合。

救済を受けた場合、税務調査の際にダウンロードの求めに応じ、出力書面の提出ができるようにしておく。（認められると紙保存がOK、但し電子データ保存も必須）

救済処置の他の内容は、興味のある方はお調べ下さい。

先にお断りを･･･

なるべくよく調べて記事にしたつもりですが、抜けている部分や、もしかすると間違えている場合もあるかも知れません。そのあたりはご了承ください。またこの電子帳簿保存法は改正を繰り返しているので、読まれる記事により内容が変更されている可能性もあります。

また実際の運用に関しては顧問の税理士さんにご相談ください。

今回、調べてみた感想ですが、スキャナ保存の要件クリアは中々大変ですね。しかしある程度の規模がある法人は10年分の書類をストックするためのスペースを確保するにも相当なコストがかかっているのでしょう。そんな立場であれば是非取り組みたい内容だと理解できますが、当店のような規模であれば正直どちらでもよいと言うのが正直な感想です。

勿論、義務化されている項目に対しては取り組みします。

特に気を付けなければならない点はスキャナ保存の場合、改ざんなどの不正が発覚した時には重加算税などの罰則があり、かなり重い処分があります。また義務化されている電子取引では仕入れ書類が電子保存されていない事（紙保存は認められません。）が発覚した場合にはその分が控除の対象から外される可能性もあります。

気を付けましょう。

最後に少しだけ宣伝させて下さい。

もしこの電子帳簿保存法で「何をどうしたらよいのかわからない」と仰る事業者の方がおらえましたら、もしかすると何かお手伝いできるかもしれません。義務化の部分だけの対応であれば近郊に限りますが、ご相談も受付しますのでお問い合わせフォームよりお願いします。

但し、保存法のご質問はご遠慮ください。

それでは、お疲れ様でした。