Excelファイルを結合するパワークエリをExcel2013にインストールしてみた！

こんにちは！　イマジネットPCサポートの橋崎です。

今回は法人様からのご依頼です。

今年に入り自動車の車検証が電子化されたり、様々な書類が電子化されています。企業間では様々な書類がやり取りされていますが、それらも電子化がさらに加速しているように思います。

今回はその電子化に伴った「CSVファイル」での作業を少しご紹介しようと思います。

請求書をクラウドを使用して送付する。

今回、ご依頼頂いたお客様の得意先から請求書等をウェブ送付できる、とある会社のクラウドサービスを使用して請求書を送付するように依頼があったらしいのです。

読まれた方の中にはわざわざクラウドを使用しなくても請求書をPDFファイルに変換してメールに添付して送れば、とお考えになるかも知れませんが、やはりセキュリティー上問題があります。

しかもクラウドで扱うデータは基本的にはCSVファイルでアップ・ダウンロードを行う事ができ、それを自社で使用している業務システムや会計システムにイン・エクスポートを行い入力等の手間を省く事で効率化を図れます。（CSVファイルのイン・エクスポートができないシステムもございます。基本的にインポートのできるシステムは少ないです。）

しかし必ず効率化するとは限りません！

クラウドから取り出せるデータ（CSVファイル）がそのまま取り込めれば確かに効率化になりますが、そうでない場合はデータ（CSVファイル）の加工が必要となります。工程数が少なく加工ができればよいのですが、そうでないと逆に手間となります。（手間以上のメリットがある場合があります。）これはクラウドにデータをアップロードする場合でも発生する問題です。

そうであればマクロを作成して加工の自動化を行えばいいじゃないか、と言う意見も当然あると思いますが、その辺はどうなんでしょうか。

この様な手間はクラウドを提供している側も当然理解していて、提供しているクラウドとデータの連携が既に出来ている業務システムの紹介もされている場合があります。

提供する側であれば現在、自社で使用している業務システムや会計システムとデータの連携ができているクラウドサービスを選択すればよいのですが、提供される側はそうはいきませんね！

今回、依頼されたお客様も提供される側で、自社で使用している業務システムの請求データはCSVファイルでエクスポート可能ですが、クラウドサービスにデータをアップロードするためには加工や足りないデータを手動で追加する必要がありました。

複数のCSVファイルをひとつにまとめる

今回はまず最初に業務システムからエクスポートした複数の同じ形式のCSVファイルをひとつにまとめる必要がありました。

例えば各営業所から送付された売上金額のExcelファイルをひとつにまとめる事はないでしょうか？

Excelマクロに詳しい方ならマクロを作成するでしょうが、そうでないとコピー＆ペーストを繰り返し行う必要があり、結構手間がかかりそうですしミスもあるでしょう！（今回の作業では7～8つのファイルをひとつにまとめる必要がありました。）

そんな時にはExcelの「パワークエリ」機能を使用すると非常に便利です。

しかしこの「パワークエリ」はバージョン2016以降には標準で装備されているのですが、2013にはありません。

でも心配はいりません。

Microsoftから提供されているプログラムをExcelに組み込めば2013のExcelでも「パワークエリ」を使用する事が出来るのです。（無料）

今回はその方法をご紹介します。

Excel2013にパワークエリを組み込む方法

Microsoftのこちらのサイトからダウンロードします。

言語を「日本語」に選択して「ダウンロード」ボタンを選択します。

次に32ビットか64ビットの選択をします。これはインストールされているExcelに合わせる必要があり、不明な時でも簡単に調べる事ができます。

調べ方は既に作成済のExcelファイルを開きます。（なんでも大丈夫です。）

Excel2013の場合はファイル→アカウント→Excelのバージョン情報を選択すると記載があります。

今回は32ビットなので「PowerQuery_2.59.5135.201 (32-bit) [ja-JP].msi」にチェックを入れて「次へ」を選択します。するとダウンロードが始まります。

ダウンロードされたファイルは既定であればユーザーフォルダ内のダウンロードフォルダに保存されています。

あとはこれを起動させて手順通りにインストールします。

インストールが終了したので「完了」を選択して終了します。

Excelを起動すると新たに「POWER QUERY」のタブが追加されている事が確認できました。

あとがき

ファイルの結合についてはまた日を改めてご紹介したいと思いますが、使用した感想は操作も簡単で、結果も思った通りの出力で大変便利だと思います。

これはお勧めですね！

話は少し変わりまして、今回クラウドサービスを色々操作させて頂いた時に思ったのですが、このような仕組みは大変便利で効率化が図れると思うのですが、バリバリの昭和生まれの人間にとっては効率化ばかりを求めるのは少しばかり疑問に思います。商売柄こんな事を言ってはダメなのかも知れませんが･･･

昔話は若い人に響かないと思うのですが、会社員時代に請求書を全て郵送しようとした時に上司から「日頃、訪問せんお客さんのところは持参しろ！」「そして訪問した時には、何でもええから話してこい」と言われた事があります。

当時はめんどくさいし手間がかかると思いながらも、しぶしぶそのようにしていたのですが

実行すると確かに日頃訪問しないお客様のところに行く口実として請求書の持参は使えます。

しかもそれだけでなく上司の言う通り「今日はいい天気ですね！」等と声を掛けるとお客様からも色々と話かけてもらえます。

しかしそれ以上に効果があったのは商売の話です。

「そう言えば　これ」と注文の話が自然と振られてきます。

直接会って、お話する効果を知った経験があります。

時代は変わり現在は感染症もあるので、少し合わない考えだと思いますが、何となく昔の事を思い出しました。

それでは！

パワークエリを使用した記事を追加しました。

実際にパワークエリを使用してExcelファイルを結合した記事を追加しました。

是非、ご覧ください。

https://emjnet-pc.net/archives/31841/