ACCESSレポート作成グループごとにページを分ける!

本日は久々にAccessレポートの追加の依頼があり作業をしました。
久々にAccessを触ったので機能を忘れてしまっていたので復習しながら作業したのですが、レポートの操作でこれはちょっと気が付きにくいと思った事があったので記事にします。

※大変申し訳ありませんがAccessの詳しい解説はしていません。
詳しい解説をご希望の方は色々調べて見て下さい。参考になるサイトはいくらでもあります。

簡単に復習しながら説明しましょう!

例えばある会社にリーダーが2名いたとしましょう。

一人は「橋崎さん」

もう一名は「加藤さん」

そしてサブリーダーは4名います。

「田中さん」「佐藤さん」「吉田さん」「近藤さん」

それぞれにグループ分けされています。

「橋崎さん」のグループには「田中さん」と「佐藤さん」が所属しています。

「加藤さん」のグループには「吉田さん」と「近藤さん」が所属しています。

今回は「橋崎さん」のグループ内メンバーと「加藤さん」のグループ内メンバーを会社の皆さんにお知らせするために紙に印刷して渡そうと思います。

すると橋崎さんから印刷に対して次の様にリクエストがありました。

「印刷する用紙は1ページにまとめてではなくグループごとに分けて印刷して下さい。」

前置きはこんな感じでしょうか
正直言いまして、これをわざわざAccessでする必要は全くないです。
ですがこれぐらいシンプルな方が分かりやすいでしょうー

テーブルを作成します。

Accessの基本中の基本テーブルを作成します。

テーブルとはデータを入れる箱みたいなイメージです。

作成するテーブルは2つ「リーダーテーブル」と「サブリーダーテーブル」です。

リーダーテーブルのデザインビュー
リーダーテーブルのデータビュー
サブリーダーテーブルのデザインビュー
サブリーダテーブルのデータビュー

一応解説しますとサブリーダーテーブルにはリーダーを関連付けするためにリーター番号を登録出来るようにしています。

リレーションを設定します。

先ほど説明したようにサブリーダーテーブルのリーダー番号には各リーダーのリーダー番号が登録されています。

Accessにはこのような関連を明確にしてAccessに伝える機能があります。

次の様に設定する事でAccessにリーダーテーブルのリーダー番号とサブリーダーテーブルのリーダー番号が連携している事を認識させます。

クエリの作成

次に印刷するためのデータを作成します。
元々リーダーテーブルとサブリーダーテーブルは別々のテーブルです。
それをクエリで合体させてやる感じでしょうか。

テーブルを追加するとリレーションの線が自動で表示され関連を表しています。これはさきほどのリレーションの設定をしているのでAccessが勝手に表示してくれます。

今回は印刷する項目は「リーダー番号」「リーダー名」「サブリーダー名」とします。

クエリのデザインビュー
クエリのデータビュー

これで2つのテーブルがリーダー番号を軸に1つのデータとなりました。

レポートを作成します。

先ほど作成したクエリを元にしてレポートを作成します。

今回はレポートデザインから作成します。
単純に項目を表示しました。

レポートのデザインビュー
レポートの印刷プレビュー

これでは橋崎さんの希望通りにはなっていませんから納品はできませんね!

グループ別に設定します。

リーダー番号を基準にグループ化の設定をします。

するとレポートのデザインビューに「リーダー番号ヘッダー」が追加されました。

次の様に配置を変更しました。
リーダー番号ヘッダーにリーダー関係の項目を移動しています。

印刷プレビューです。
少しわかりやすく罫線等をつけました。これでリーダーの直下にサブリーダーが並びグループ分けがされています。
しかしこれでは全て1ページで表示されているので希望通りではありません。

改ページの設定

これからがお伝えしたかった本番なんですが、実は今回これが中々気が付きませんでした。

先に作業を進めて説明します。
リーダー番号ヘッダーのプロパティ→書式タブ→改ページを「カレントセッションの前」に変更します。

印刷プレビューで確認します。
1ページ目

2ページ目

リーダーごとに各ページに分かれて印刷出来るようになりました。
あと細かい表示の調整をすれば無事納品出来そうです。

今回はこの改ページの「カレントセッションの前」に設定する事に中々気がつかなかったのです。

その他の設定としては「カレントセッションの後」と「カレントセッションの前後」「しない」があります。

少しだけ言い訳するとほとんどの解説で「カレントセッションの後」はあっても「前」の解説はあまりなかったんですよね!

正直色々触って気が付きました。
私もまだまだです。

Accessは慣れると面白いですよ!

アプリの勉強でAccessをされる方は少ないと思います。

しかしAccessはデータベースを勉強しようとしている方にとっては良いツールだと思っています。

あまり偉そうな事を言う程実力はありませんが、上達のコツは教本などのサンプルばかり勉強するのはなく身近な自分に関係しているデータでさらに今回紹介したような簡単な構造で作成する事が近道だと思います。

エクセルの達人は結構いますが、アクセスはあまりいない印象ですよね!
アクセスでデータを検索して一覧で表示するような仕組みを作れるようになればあなたも一目置かれるようになりますよ!

保証はしませんが!

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